GS. Nguyễn Văn Tuấn chia sẻ:
Đã dự rất nhiều hội nghị khoa học lớn và nhỏ ở nhiều nơi, kể cả ở Việt
Nam, tôi thấy một số sai lầm phổ biến trong cách trình bày bằng
powerpoint (PPT). Những sai lầm này thường liên quan đến cách soạn
slide, nội dung, và cách trình bày.Thật ra, ngày xưa,
lúc mới bước vào học, tôi cũng từng phạm phải những sai lầm như thế,
nhưng nhờ có thầy chỉnh sửa và hướng dẫn, nên đã tránh được những sai
lầm đó và học hỏi thêm nhiều kinh nghiệm. Nay đã đến lúc tôi có thể chia
sẻ những kinh nghiệm cá nhân cùng các bạn.
Mục tiêu của bất
cứ bài nói chuyện nào cũng là chuyển giao thông tin. Chuyển thông tin
từ một cái đầu sang nhiều cái đầu. Không chỉ chuyển giao, mà còn phải
chuyển giao một cách có hiệu quả. Để đạt được hiệu quả, diễn giả cần
phải có nội dung tốt, một bộ slide hoàn chỉnh, và một phong cách trình
bày chuyên nghiệp. Chỉ khi nào một bài thuyết trình hội đủ 3 nhu cầu
trên thì mới có thể xem là thành công.
Nhưng trong thực
tế, tôi đã thấy rất nhiều bài nói chuyện trong các hội nghị trở thành
nhạt nhẻo, và khán giả chẳng học hỏi được gì từ bài nói chuyện. Chúng ta
có câu Chiếc áo không làm nên thầy tu. Tương tự, nếu diễn giả có một
nhúm slide, chưa chắc diễn giả đó đã có một bài thuyết trình. Một nhúm
slide khác với một bài thuyết trình. Đã từng tham dự nhiều hội nghị và
hội thảo ở Việt Nam, tôi rút ra một số kinh nghiệm, hay nói đúng hơn là
một số sai lầm phổ biến dưới đây.
Những sai lầm khi soạn slide
1. Vấn đề chọn màu: Một
trong những sai lầm phổ biến nhất là cách chọn màu cho slide. Có hai
màu diễn giả cần phải chọn: màu nền (background color) và màu chữ (text
color). Nhiều diễn giả không chú ý nên chọn màu không thích hợp. Chẳng
hạn như nền màu xanh đậm mà chữ màu đỏ hay màu đen, hoặc nền màu trắng
nhưng chữ màu vàng, v.v. là không thích hợp. Không thích hợp vì rất khó
đọc. Nhiều người Việt có thói quen chọn màu đỏ chói làm màu nền, và đó
là một cách chọn không thích hợp, vì màu đỏ là màu “high energy” làm cho
người đọc rất khó chú ý.
Nếu hội trường
rộng, nên chọn màu chữ sáng (màu vàng, trắng) trên nền tối (màu xanh
đậm). Nếu hội trường nhỏ hay trung bình, nên chọn chữ màu đậm (xanh đậm
hay đen) trên nền sáng (màu trắng).
Một ví dụ về chọn màu nền (mây) và màu chữ không thích hợp:
Màu sắc:
Ngộ độc Powerpoint
Cẩn thận khi chọn mầu nền hoặc mầu chữ
2. Vấn đề chọn kiểu chữ (font):
Kiểu chữ có ảnh hưởng đến khả năng tiếp thu và tốc độ đọc. Nhiều diễn
giả không chú ý đến font chữ khi soạn slide, nên gây khó khăn cho khán
giả. Có hai loại kiểu chữ chính: kiểu chữ có chân và kiểu chữ không có
chân (sans serif). Kiểu chữ có chân tiêu biểu là Time, Times New Roman,
Cambria. Kiểu chữ không có chân là Arial, Verdata, Calibri. Nhiều người
Việt thích chọn kiểu chữ có chân vì họ nghĩ đó là kiểu chữ đẹp. Đẹp thì
đúng, nhưng là một sai lầm trong PPT, vì có nhiều nghiên cứu chỉ ra rằng
kiểu chữ có chân làm người ta tốn thì giờ đọc hơn là kiểu chữ không có
chân. Đó cũng chính là lí do tại sao các “đại gia” internet như Yahoo!
và Google dùng chữ không có chân trên các trang web của họ.
Có diễn giả thích “trang trí” chữ bằng cách
làm bóng (shadow) cho chữ. Đây là một kĩ thuật chẳng những mất thì giờ,
mà còn phản tác dụng, vì rất khó đọc và nhức mắt. Tuyệt đối không “trang
trí” chữ bằng bóng!
3. Khổ chữ: Không gì khó
chịu hơn khi diễn giả trình bày slide mà khán giả không đọc được vì khổ
chữ quá nhỏ. Nhưng trong thực tế thì vấn đề này xảy ra rất nhiều lần, mà
diễn giả thì có vẻ rất vô tư, không quan tâm đến khán giả. Kinh nghiệm
của tôi cho thấy nên chọn cỡ chữ từ 18 đến 30. Nếu chọn kiểu chữ Arial
thì khổ chữ 18 hay 20 là hợp lí; nếu chọn kiểu chữ Calibri thì kích
thước phải cỡ 25 hay 30 mới dễ đọc. Mỗi slide nên có tựa đề, và tựa đề
nên có kích thước 35 đến 45. Nếu có ghi chú (footnote) thì có thể dùng
kích thước 12.
4. Quá nhiều chữ trong slide: Một
trong những sai lầm phổ biến nhất là diễn giả trình bày quá nhiều chữ
trong một slide. Có nhiều slide, tôi không phân biệt được là một đoạn
văn hay là một power point. Thật vậy, có nhiều người vì lí do nào đó (có
thể là lười biếng) nên cắt từ Word và dán vào slide. Cũng có người có
thể do sợ không thuộc bài, nên viết hết những câu văn trên slide như là
một văn bản. Đây là một sai lầm tai hại, vì khán giả sẽ không theo dõi
được. Nghiên cứu tâm lí chỉ ra rằng, một người bình thường chỉ có thể
lĩnh hội nội dung slide trong vòng 20-30 giây; nếu qua thời gian đó mà
không lĩnh hội được thì họ sẽ bỏ, và diễn giả đã thất bại trong việc
truyền đạt thông tin.
Để khắc phục vấn đề này, cần phải biết “qui
ước n x n”. Theo qui ước này, nếu slide có n dòng, thì mỗi dòng chỉ nên
có n chữ. Chẳng hạn như nếu slide có 5 dòng thì mỗi dòng nên có 5 chữ.
Một slide có 6 dòng trở nên là quá nhiều. Số dòng lí tưởng là 3-5.
5. Viết slide như viết văn bản:
Người thiếu kinh nghiệm thường soạn slide như họ viết văn bản, tức là
câu cú có chủ từ, động từ, theo đúng văn phạm. Dĩ nhiên, không có gì sai
trong cách làm như thế, nhưng đó là cách làm thiếu tính chuyên nghiệp.
Người có kinh nghiệm soạn slide theo công thức telegraphic, tức viết
giống như viết điện tín ngày xưa, hay như cách phóng viên viết tiêu đề
bài báo. Cách viết telegraphic có hiệu quả giảm số chữ trong mỗi slide,
và giúp diễn giả tập trung vào cách diễn giải vấn đề hơn là đọc. Một
cách phân biệt cách viết theo kiểu văn bản và telegraphic như sau:
Văn bản: Loãng xương là một bệnh với đặc điểm mật độ xương suy giảm dẫn đến gia tăng nguy cơ gãy xương.
Telegraphic: Loãng xương – mật độ xương giảm và nguy cơ gãy xương tăng.
Tất cả slide, ngoại trừ những trích dẫn nguyên văn, nên được viết theo kiểu điện tín.
Những vấn đề liên quan đến nội dung
6. Không có thông điệp chính: Có
nhiều hội nghị mà chúng ta khi nghe xong một bài thuyết trình nhưng
chẳng biết diễn giả muốn nói gì, hay mình đã tiếp thu thông tin gì. Vấn
đề ở đây là diễn giả đã thất bại cung cấp một thông điệp chính. Mỗi một
bài thuyết trình phải có một thông điệp chính. Thông điệp chính cần phải
trình bày trong một slide mà tiếng Anh gọi là money slide, hiểu nôm na
là một “slide ăn tiền”. Nếu thông điệp chính không có trong bài thuyết
trình thì khán giả cảm thấy mất thì giờ đến nghe vì chẳng có tiếp thu
được thông tin gì xứng đáng. Do đó, trước khi soạn bài nói chuyện, diễn
giả cần phải suy nghĩ cẩn thận cái money slide là gì, trước khi soạn
những slide khác.
7. Chất lượng thông tin nghèo nàn:
Nhiều bài thuyết trình mà trong đó diễn giả trình bày những thông tin
nghèo nàn, thiếu tính liên đới đến chủ đề chính, và hệ quả là khán giả
không nắm lấy vấn đề một cách logic. Làm một bài thuyết trình bằng
powerpoint không phải là một thử nghiệm về kĩ năng viết, mà là kĩ năng
chọn thông tin và thể hiện thông tin. Thông tin phải chính xác, đáng tin
cậy, và được thể hiện một cách thích hợp. Chẳng hạn như trong khoa học,
những cách thể hiện dữ liệu bằng biểu đồ bánh (pie chart) là vô dụng
nhất, thiếu tính chuyên nghiệp nhất, và nhàm chán nhất.
8. Dùng hoạt hình quá nhiều:
Nhiều người thích dùng hoạt hình (animation) trong bài thuyết trình.
Đây là một sai lầm nghiêm trọng. Giới khoa học nói chung tương đối bảo
thủ, hiểu theo nghĩa không thích đùa như trẻ con. Hoạt hình được xem là
một hình thức khoe kĩ thuật của trẻ con. Hoạt hình còn làm cho khán giả
phân tâm, thay vì tập trung vào thông tin thì họ lại chú ý đến những
hình ảnh hay những con chữ nhảy nhót một cách… vô duyên. Cần tránh hoạt
hình trong các báo cáo khoa học.
9. Dùng clipart quá nhiều:
Ngoài hoạt hình, một số diễn giả có xu hướng dùng clipart một cách thái
quá. Có thể dùng để minh hoạ cho một vài ý tưởng qua clipart, nhưng nếu
dùng quá nhiều thì sẽ gây phản tác dụng, vì sẽ giảm sự tập trung của
khán giả.
Những vấn đề liên quan đến phong cách trình bày
10. Đọc slide: Có
quá nhiều diễn giả trong các hội nghị ở Việt Nam đọc slide, và đó là
một “đại kị”. Khi diễn giả đọc slide, khán giả sẽ nghĩ diễn giả chỉ là
một cái máy nói, không am hiểu vấn đề, và thụ động. Đọc slide làm cho
diễn giả quay lưng lại với khán giả, trong khi “nhiệm vụ” của diễn giả
là nói chuyện với khán giả chứ không phải nói với… slide. Đọc slide còn
gây một ấn tượng phản cảm, vì khán giả nghĩ rằng diễn giả chỉ nói những
gì ai đó đã soạn cho để nói (trong thực tế cũng có vấn đề này).
11. Nói chuyện không dính dáng gì đến slide: Ngược
lại với đọc slide là những diễn giả nói chuyện chẳng liên quan gì đến
slide đang trình chiếu. Dĩ nhiên, đây là một tín hiệu cho thấy diễn giả
đang lạc đề hoặc không có tập dượt trước, nhưng cũng có thể là dấu hiệu
cho thấy diễn giả không nắm vững vấn đề. Vì không nắm vững vấn đề bắt
đầu… lan man. Tình trạng này xảy ra rất nhiều khi diễn giả không phải
là người soạn slide (mà ai đó soạn cho).
Nên nhớ rằng khi
thuyết trình khoa học, diễn giả cần phải có tạo niềm tin bằng cách
trình bày những nghiên cứu hay tác phẩm của mình. Nếu trong một bài nói
chuyện mà diễn giả chẳng có cái gì của mình, toàn là dữ liệu của người
khác, hoặc do người khác soạn, thì khán giả sẽ nghĩ rằng diễn giả chỉ là
một cái "máy nói", một con rối.
12. Không dùng laser pointer: Một
trong những “bệnh” khá phổ biến ở các diễn giả Việt Nam là không dùng
laser pointer. Một bài thuyết trình khoa học có nội dung không phải dễ
theo dõi, nhất là có những giản đồ phức tạp minh hoạ cho một qui trình
khoa học, do đó diễn giả cần phải dẫn dắt khán giả bằng cách dùng laser
pointer để chỉ đến những chỗ đang nói. Không có laser pointer, khán giả
sẽ rất khó theo dõi, và họ sẽ bỏ cuộc nếu sau 30 giây mà không hiểu diễn
giả muốn nói gì.
Nhưng cũng nên
sử dụng pointer thích hợp. Một thói quen ngược lại không dùng pointer là
dùng tuỳ tiện, quơ pointer ở những vị trí chẳng liên quan gì đến slide.
Có người do vô ý hay hồi hộp cứ quơ laser pointer trên trần nhà làm
khán giả cứ theo dõi và buổi trình bày trở nên hài hước.
13. Nói quá giờ: Một
“bệnh” cực kì phổ biến ở các diễn giả Việt Nam là nói quá giờ. Nói quá
giờ cho phép là một sự bất lịch sự đối với diễn gỉa kế tiếp (có người
nói nặng nề hơn là “ăn cắp” thì giờ). Nói quá giờ còn gây rối loạn đến
chương trình và gây khó khăn cho ban tổ chức. Cố gắng nói đúng giờ cho
phép. Một ước tính quan trọng là mỗi slide trung bình tốn 1 phút. Do đó,
nếu bài báo cáo 15 phút thì diễn giả chỉ nên có 15 slides, hay tối đa
là 20 slides (kể cả tựa đề, phần cảm tạ, và conflict of interest).
14. Điệu bộ khi trình bày: Tuy
không phổ biến lắm, nhưng thỉnh thoảng tôi vẫn thấy những diễn giả có
những điệu bộ không thân thiện với khán giả. Những điệu bộ này có thể kể
đến như bỏ tay vào túi quần, dùng ngón tay trỏ chỉ vào khán giả, khoanh
tay ngang ngực, v.v. Những động thái như thế gây ấn tượng hống hách,
xem thường khán giả, nên rất phản cảm. Cần phải tuyệt đối tránh!
15. Làm chủ toạ theo kiểu dạy đời:
Ngoài những “bệnh” trên, còn có một bệnh khác tôi hay thấy trong các
hội nghị ở Việt Nam là vai trò của chủ toạ. Rất thường xuyên tôi thấy
chủ toạ đóng vai trò tóm lược và phê bình báo cáo của diễn giả. Có chủ
toạ còn lên lớp cho diễn giả. Đó là một việc làm hết sức mất lịch sự, vô
lễ, vô văn hoá khoa học, và phản cảm. Có nhiều trường hợp sự việc xảy
ra một cách hài hước, vì người chủ toạ nói sai (do không có cùng chuyên
môn, hay chuyên môn chưa vững). Trong thực tế, chủ toạ các phiên họp
khoa học có nhiệm vụ giới thiệu bài nói chuyện, điều khiển buổi họp sao
cho đúng giờ, và nếu không có ai đặt câu hỏi thì chủ toạ đóng vai trò
“khơi mào” câu hỏi cho diễn giả. Nên nhớ rằng người chủ toạ không có
chức năng tóm lược và phê bình bài báo của diễn giả.
***
Nguồn: Blog của GS Nguyễn Văn Tuấn
Giáo sư Nguyễn Văn Tuấn là một nhà nghiên cứu
loãng xương nổi tiếng trên thế giới với hơn 250 công trình nghiên cứu
khoa học được đăng tải trên các tạp chí y khoa và khoa học quốc tế. Ông
hiện đang là Principal Fellow (1) đứng đầu một lab chuyên nghiên cứu về
di truyền và dịch tễ học loãng xương thuộc Viện Nghiên cứu Y khoa Garvan
(Úc), là giáo sư y khoa của Đại học New South Wales, là giáo sư xuất
sắc của Đại học Công nghệ Sydney, và là giáo sư thỉnh giảng của Đại học
Khon Kaen (Thái Lan) và Đại học Tôn Đức Thắng. Ông bảo vệ thành công hai
bằng tiến sĩ tại Đại Học Sydney (chuyên ngành thống kê dịch tễ học) và
Đại Học New South Wales (chuyên ngành y khoa). Ông có kinh nghiệm làm
nghiên cứu tại nhiều nước như Thuỵ Sỹ, Anh, Mĩ, Na Uy, Thái Lan, và hợp
tác với hơn 30 viện, bệnh viện và nhiều trường đại học trên thế giới.
Giáo sư Tuấn rất nổi tiếng trong nước với nhiều bài phỏng vấn, sách báo
và nhiều công trình nghiên cứu khoa học có giá trị cho nghiên cứu, đào
tạo tại Việt Nam. Ông là một trong 15 nhà khoa học được trao giải thưởng
“Vinh danh Nước Việt” vào năm 2005.
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét